AI svetovanje za podjetja: kako začeti, kaj dobite in koliko traja

AI svetovanje je sodelovanje, v katerem z zunanjimi strokovnjaki pregledate svoje procese in podatke, izberete uporabe umetne inteligence, ki se izplačajo, in dobite izvedljiv načrt: pilotni projekt, oceno stroškov in pravila uporabe. Smiselno je, kadar so v podjetju ponavljajoča se opravila in podatki v digitalni obliki, od vas pa zahteva eno odgovorno osebo, dostop do sistemov in pripravljenost, da prvo delujočo različico preizkusite pri resničnem delu.

Kdaj je AI svetovanje smiselno in kdaj ne?

Uvedba umetne inteligence v poslovanje je najbolj smiselna tam, kjer ljudje vsak dan opravljajo isto delo s podatki: odgovarjajo na podobna vprašanja, prepisujejo naročila iz e-pošte v ERP, sestavljajo poročila ali iščejo informacije v več sistemih. Če takšna opravila prepoznate v več oddelkih, ni pa jasno, kje začeti, vam AI svetovanje pomaga določiti vrstni red, preden porabite denar za razvoj.

Manj smiselno je, kadar ni konkretnega problema, ampak le želja, da bi „uvedli AI“, kadar so ključni podatki samo na papirju ali kadar nihče v podjetju nima časa voditi projekta. Takrat je boljši prvi korak poimenovati konkreten problem, urediti podatke ali določiti, kdo bo vodil projekt.

Kaj konkretno dobite?

Dobro svetovanje se konča s konkretnimi rezultati, na podlagi katerih je mogoče odločati:

• Pregled procesov. Zapis, kako se delo danes dejansko opravlja ter kje nastajajo zastoji in napake, zbran v pogovorih z ljudmi, ki to delo opravljajo.
• Prednostni seznam uporab. Vsaka možna uporaba je ocenjena po koristi, vloženem trudu in tveganju, z jasnim predlogom, kaj gre prvo in kaj se ne izplača.
• Ocena pripravljenosti podatkov. Pripravljenost podatkov pomeni, da so podatki, potrebni za določeno delo, dostopni, dovolj točni in da jih smete uporabiti v ta namen.
• Razviti ali kupiti. Za vsako uporabo dobite utemeljeno priporočilo: že pripravljeno orodje, rešitev po meri ali kombinacija obojega.
• Načrt pilotnega projekta. Pilotni projekt je prva delujoča različica, ki na resničnih podatkih in z manjšo skupino uporabnikov pokaže, ali ideja deluje v praksi; načrt določa obseg, uporabnike in merila uspeha.
• Pravila upravljanja. Pravila upravljanja določajo, kdo odgovarja za sistem, katera orodja so dovoljena, kaj mora preveriti človek ter kako se napake beležijo in odpravljajo.

Kako ločiti koristno svetovanje od prodajne predstavitve?

Preprost preizkus: ali lahko nekdo v vašem podjetju jutri začne delati na podlagi tega, kar ste dobili? Koristno svetovanje prepoznate po tem, da:

• se svetovalci pogovarjajo z ljudmi, ki delo opravljajo, ne le z vodstvom;
• ima vsako priporočilo odgovorno osebo, potrebne podatke in merljivo merilo uspeha;
• dobite tudi seznam tega, česa ni treba delati, z razlogi;
• ocena stroškov vključuje vzdrževanje in uporabo AI modelov, ne le izdelavo.

Prodajno predstavitev prepoznate po splošnih trendih namesto vaših procesov, po priporočilih brez preverjanja podatkov in integracij ter po rešitvi, ki je po naključju prav tista, ki jo svetovalec prodaja.

Kako izbrati partnerja?

Ne glede na to, ali iščete AI agencijo, samostojnega svetovalca ali podjetje za razvoj programske opreme, vam naslednja vprašanja povedo več kot seznam logotipov na spletni strani:

• Kdo je lastnik kode in podatkov? Pogodba mora določiti, kdo ima v lasti izvorno kodo, podatke in nastavitve sistema ter kako jih dobite, če sodelovanje prekinete.
• Kje sistem deluje? Vprašajte, na čigavih strežnikih in v kateri državi deluje ter kateri zunanji ponudniki, vključno s ponudniki AI modelov, vidijo vaše podatke.
• Reference, ki jih lahko pokličete. Zahtevajte kontaktno osebo pri stranki in vprašajte, kako je sistem deloval po zagonu, ne le med razvojem.
• Kako se zaračunavajo spremembe? Vnaprej se dogovorite, kako se zahteve za spremembe ocenijo, odobrijo in zaračunajo.
• Kdo vzdržuje sistem po zagonu? Nekdo mora spremljati delovanje, se odzivati na okvare in sistem prilagoditi, ko se spremenijo AI modeli ali vaši procesi.
• Ali rešitev dobro deluje v slovenščini? Zahtevajte predstavitev na lastnih primerih, s strokovnimi izrazi in imeni izdelkov, ki jih vaše stranke res uporabljajo.

Noben pristop ni najboljši za vse; razlika je v tem, kaj dobite in kaj tvegate:

Od česa so odvisni stroški?

Stroškov AI projekta ne določa tehnologija sama po sebi, temveč teh pet postavk:

• Obseg: koliko procesov, uporabnikov in kanalov (splet, e-pošta, telefon) projekt zajema.
• Integracije: ali mora sistem izmenjevati podatke z ERP-jem, CRM-om ali telefonijo in ali za to obstaja dokumentiran programski vmesnik (API).
• Kakovost podatkov: koliko dela je potrebnega, da so podatki točni, popolni in dostopni.
• Jeziki: vsak jezik je treba preizkusiti posebej, glasovni kanal pa poleg razumevanja besedila zahteva še prepoznavanje govora.
• Vzdrževanje: nadzor, posodobitve, podpora, strežniki in stroški uporabe AI modelov, ki rastejo s številom poizvedb.

Zahteve varstva podatkov, kot sta ocena učinka ali posebni roki hrambe, lahko dodajo delo pri vsaki od teh postavk. Ko primerjate ponudbe, zahtevajte, da je vsaka postavka navedena posebej: ponudba brez vzdrževanja ni cenejša, temveč nepopolna. Kako ceno vežemo na obseg in katere modele sodelovanja ponujamo, je opisano na strani cena uvedbe AI.

Koliko traja: od prvega pogovora do zagona

1. Prvi pogovor. Cilji, procesi, sistemi in omejitve; na koncu veste, ali je smiselno nadaljevati.
2. Obseg in ocena. Pisni opis tega, kar se naredi in česa ne, ocena stroškov in načrt po fazah.
3. Prva delujoča različica. V našem procesu je na voljo 4–8 tednov po dogovoru o obsegu in deluje na resničnih podatkih z manjšo skupino uporabnikov.
4. Zagon. Sistem uporabljajo vsi predvideni uporabniki, ob usposabljanju, nadzoru in vzdrževanju.

Roke lahko podaljšajo tudi stvari zunaj tehnologije: čakanje na dostop do sistemov in podatkov, odločitve, za katere nihče nima pooblastila, in pravna preverjanja, ki se začnejo šele, ko je sistem končan.

Kaj preveriti v Aktu o umetni inteligenci?

Akt o umetni inteligenci, Uredba (EU) 2024/1689, je začel veljati 1. avgusta 2024 in se uporablja postopoma. Najprej ugotovite svojo vlogo po členu 3: „ponudnik“ je tisti, ki sistem umetne inteligence razvije ali ga da razviti ter ga da na trg ali v uporabo pod svojim imenom ali znamko, „uvajalec“ pa tisti, ki sistem umetne inteligence uporablja v okviru svoje dejavnosti. Podjetje, ki naroči rešitev po meri in jo uporablja pod svojim imenom, ima zato lahko tudi obveznosti ponudnika.

• Od 2. februarja 2025 veljajo prepovedi iz člena 5, na primer prepoved manipulativnih tehnik, ki bistveno izkrivljajo vedenje osebe in povzročajo znatno škodo, ter sklepanja o čustvih oseb na delovnem mestu, razen iz zdravstvenih ali varnostnih razlogov. Od istega datuma velja tudi obveznost pismenosti na področju umetne inteligence iz člena 4.
• Od 27. julija 2026 velja sprememba akta, Uredba (EU) 2026/1744, po kateri ponudniki in uvajalci sprejmejo ukrepe, s katerimi podpirajo razvoj pismenosti svojega osebja, ne da bi morali zagotoviti določeno raven znanja vsakega posameznika. Ista sprememba dodaja nove prepovedane prakse, ki se uporabljajo od 2. decembra 2026.
• Od 2. avgusta 2026 veljajo obveznosti glede preglednosti iz člena 50: oseba mora najpozneje ob prvi interakciji izvedeti, da komunicira s sistemom umetne inteligence, razen če je to očitno, pri globokih ponaredkih pa je treba razkriti, da je vsebina umetno ustvarjena.
• Od 2. decembra 2027 se uporabljajo obveznosti za visokotvegane sisteme iz Priloge III, na primer za izbor kandidatov za zaposlitev, odločitve o delovnem razmerju ali ocenjevanje kreditne sposobnosti; za umetno inteligenco v reguliranih izdelkih iz Priloge I je rok 2. avgust 2028.

Pregled rokov Evropska komisija objavlja na strani o Aktu o umetni inteligenci, za prvo orientacijo pa lahko služi njeno orodje Compliance Checker, zaenkrat v preizkusni različici in brez slovenščine. V tej fazi za vsak sistem umetne inteligence, ki ga uporabljate ali načrtujete, zapišite vlogo in namen ter preverite, ali spada v katero od navedenih kategorij.

GDPR: osnove za AI projekte

Splošna uredba o varstvu podatkov, Uredba (EU) 2016/679, se uporablja, brž ko sistem umetne inteligence obdeluje osebne podatke, bodisi pri razvoju, preizkušanju ali vsakodnevni uporabi. Informacijski pooblaščenec poudarja, da mora upravljavec namen obdelave, pravno podlago in rok hrambe določiti, še preden začne obdelovati osebne podatke. Za AI projekt to pomeni:

• Namen in pravna podlaga (člena 5 in 6): za vsako uporabo zapišite, zakaj in na kateri podlagi obdelujete podatke, ter uporabljajte le tiste, ki so nujni.
• Obveščanje (člena 13 in 14): stranke in zaposleni morajo vedeti, kateri njihovi podatki se obdelujejo in za kakšen namen.
• Pogodba z obdelovalcem (člen 28): če partner ali ponudnik orodja obdeluje podatke v vašem imenu, mora biti razmerje urejeno s pogodbo.
• Ocena učinka (člen 35): obvezna je, kadar bi obdelava, zlasti z uporabo novih tehnologij, verjetno povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov.
• Avtomatizirane odločitve (člen 22): za odločitve s pravnimi ali podobno znatnimi učinki, ki temeljijo zgolj na avtomatizirani obdelavi, veljajo posebna pravila, Informacijski pooblaščenec pa pojasnjuje, da se za človekovo posredovanje šteje le nadzor nad odločitvijo, ki ima dejanski pomen in ga opravi nekdo z avtoriteto in pristojnostjo, da odločitev tudi spremeni.
• Prenosi v tretje države (poglavje V): preverite, ali se podatki obdelujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora, tudi pri podobdelovalcih.

Za javno dostopne klepetalne robote in podobna orodja je Informacijski pooblaščenec za javne uslužbence pripravil priporočila za varno in odgovorno uporabo umetne inteligence pri delu. Svetuje, naj zaposleni najprej v notranjih aktih preverijo, ali je uporaba takih orodij sploh dovoljena, katera orodja in pod kakšnimi pogoji, ter naj vanje ne vnašajo osebnih, zaupnih in drugih varovanih podatkov, razen kadar je to izrecno dovoljeno in predvideno. Podobna pravila so smiselna tudi v podjetjih: notranji pravilnik o uporabi, seznam dovoljenih orodij, poslovni namesto zasebnih uporabniških računov in vključitev pooblaščene osebe za varstvo podatkov pred uvedbo.

Prvih trideset dni: kaj narediti

1. Določite lastnika projekta: eno osebo s pooblastili in časom, da sprejema odločitve in povezuje ljudi.
2. Popišite AI orodja, ki jih zaposleni že uporabljajo, in dokler ne sprejmete pravil, prepovejte vnos osebnih in zaupnih podatkov v javno dostopna orodja.
3. Izberite dve ali tri opravila, ki porabijo največ časa, in zapišite, kako se danes opravljajo, koliko časa trajajo in kje nastajajo napake. To je izhodiščna mera za poznejšo primerjavo.
4. Za ta opravila preverite podatke: kje so, kdo ima dostop do njih, kako točni so in ali vsebujejo osebne podatke.
5. Ugotovite svojo vlogo po Aktu o umetni inteligenci in preverite, ali katera uporaba spada na visokotvegana področja.
6. Pogovorite se z vsaj dvema možnima partnerjema, pokličite njihove reference in od vsakega zahtevajte pisni predlog obsega z merili uspeha pilotnega projekta.
7. Za vsako uporabo se odločite: že pripravljeno orodje, razvoj po meri ali kombinacija obojega.
8. Dogovorite se za pilotni projekt: obseg, uporabnike, merila uspeha, datum pregleda in pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.
9. Izvedite kratko usposabljanje zaposlenih o tem, kaj AI orodja delajo dobro, kje se motijo in česa vanje ne smejo vnašati.

Iz naše prakse

Divine Solutions razvija in vzdržuje lastne AI izdelke, ki so v vsakodnevni uporabi: CallVista, platformo za glasovne AI agente, ki v klicnih centrih vodijo dohodne in odhodne klice v hrvaščini, slovenščini in skoraj vseh drugih jezikih, AdReady za upravljanje blagovne znamke in samodejne različice oglasnih pasic ter poslovno platformo Business Booster. Za Instar informatiko, hrvaškega trgovca z računalniško opremo, smo na njihov sistem ERP Luceed podjetja Tomsoft povezali dvoje: AI sloj, ki odgovarja na poslovna vprašanja, zastavljena v vsakdanji hrvaščini, in samodejna poročila o prodaji in zalogah po blagovnih znamkah. Tak sloj je vreden toliko, kolikor so točni podatki v ERP-ju, poročila pa morajo upoštevati enake pravice dostopa kot ERP sam.

Kaj zajema prvi pogovor z Divine Solutions?

Prvi pogovor je brezplačen. V njem pregledamo opravila, ki vam vzamejo največ časa, sisteme, ki jih uporabljate (ERP, CRM, e-pošto, telefonijo), stanje podatkov in omejitve, kot so varstvo podatkov ali roki. Izid je ena od treh odločitev: začeti s pilotnim projektom, najprej pripraviti podatke ali projekta zaenkrat ne začeti. Če nadaljujemo, dobite pisni obseg, oceno stroškov in načrt po fazah, napredek spremljate na portalu za stranke, rešitve, ki jih izdelujemo in vzdržujemo, pa gostimo na strežnikih v EU. Kako je videti celotno sodelovanje, je opisano na strani AI strategija in svetovanje za podjetja.