AI in programska oprema za turizem in gostinstvo so orodja, ki prevzamejo ponavljajočo se komunikacijo z gosti in notranje naloge, od odgovorov na vprašanja o nastanitvi in sprejemanja povpraševanj za rezervacije do zahtevkov za hišno službo in vzdrževanje ter poročil, odločitve in osebni stik z gostom pa ostanejo vašemu osebju.
Kdaj je to smiselno
- ista vprašanja prihajajo vsak dan: kdaj je prijava, ali je na voljo parkirišče, ali so dovoljeni hišni ljubljenčki, ali je zajtrk vključen;
- gostje pišejo v različnih jezikih, odgovarja pa tisti, ki v tistem trenutku utegne;
- povpraševanja za rezervacije prihajajo prek spleta, e-pošte in sporočil ter se med kanali zlahka izgubijo;
- zahtevki za hišno službo in vzdrževanje gredo po telefonu ali na papirju, zato recepcija ne ve, kaj je urejeno;
- za pregled poslovanja nekdo ročno združuje izvoze iz rezervacijskega sistema in računovodstva.
Klepetalni robot za apartmaje, hotele in kampe
Klepetalni robot (chatbot) na vaši spletni strani odgovarja na vprašanja gostov iz vsebine, ki jo pripravimo skupaj z vami: hišni red, navodila za prihod in prijavo, parkirišče, hišni ljubljenčki, zajtrk, plaža in delovni čas restavracije. Nastavimo ga tako, da odgovarja samo iz te vsebine; kadar odgovora ni, to pove in ponudi stik z osebjem. Kako klepetalne robote gradimo na splošno, je opisano na strani AI klepetalni robot za podporo strankam.
Gostje, ki pišejo v drugih jezikih
Sodobni jezikovni modeli razumejo in pišejo v mnogih jezikih, zato lahko klepetalni robot gostu odgovori v jeziku, v katerem je vprašal. Kakovosti kljub temu ne predpostavljamo: pred zagonom preizkusimo odgovore na resničnih vprašanjih vaših gostov, v jezikih, v katerih vam pišejo, in dopolnimo vsebino, kjer odgovor ni dovolj natančen.
Ko pogovor prevzame osebje
Klepetalni robot preda pogovor osebju, kadar gost to zahteva, kadar vprašanje zahteva odločitev, na primer popust, izjemo od pravil ali reševanje pritožbe, in kadar je tema občutljiva, kot so alergeni v hrani. Osebje dobi celoten pogovor, zato gostu vprašanja ni treba ponavljati. Gost vedno ve, da se pogovarja z AI klepetalnim robotom, kar zahteva tudi Akt o umetni inteligenci.
Povpraševanja in rezervacije s predajo osebju
Pri povpraševanju za rezervacijo klepetalni robot od gosta zbere, kar osebje potrebuje: datume, število oseb, vrsto nastanitve, hišne ljubljenčke in posebne želje. Če ima vaš rezervacijski sistem API, lahko klepetalni robot preveri proste nastanitvene enote; če ga nima, povpraševanje z vsemi podatki pride do osebja kot en urejen zapis. Rezervacijo potrdi osebje ali rezervacijski sistem, ne klepetalni robot, zato gost ne dobi obljube, ki je nihče ni odobril.
Povpraševanja, ki prispejo po e-pošti, lahko prevzame AI agent: razvrsti jih, iz sporočila izlušči datume in želje gosta ter pripravi osnutek odgovora, ki ga osebje pregleda in pošlje. Telefonska povpraševanja, na primer za rezervacijo mize v restavraciji, lahko prevzame AI glasovni agent; deluje v hrvaščini, slovenščini, angleščini, nemščini, italijanščini in skoraj vseh drugih jezikih, pred zagonom pa ga preizkusimo na vaših klicih.
Programska oprema za hotele in kampe: hišna služba in vzdrževanje
Za notranje delo izdelujemo preproste spletne in mobilne aplikacije, ki delujejo na mobilnem telefonu, zato nikomur ni treba hoditi do recepcije ali računalnika:
- osebje hišne službe označi nastanitveno enoto kot očiščeno, recepcija pa to takoj vidi;
- prijava okvare s fotografijo in lokacijo gre neposredno vzdrževanju;
- vzdrževanje vidi odprte zahtevke po nujnosti in jih zapre, ko je delo opravljeno;
- vodja vidi, kaj zamuja in kdo je zadolžen.
Takšno orodje zgradimo po meri vaših objektov in načina dela, ne po gotovi predlogi. Več o tem na straneh izdelava spletnih aplikacij in izdelava mobilnih aplikacij.
Poročila iz podatkov o rezervacijah in računovodstva
Podatki o rezervacijah, prihodkih in stroških so navadno v različnih sistemih. Povežemo jih v poročila, ki prihajajo po urniku, na primer o zasedenosti po nastanitvenih enotah, prihodku po prodajnih kanalih ali stroških vzdrževanja po objektih. Vprašanja o poslovanju lahko zastavite tudi v običajnem jeziku, v hrvaščini: številke izračuna podatkovna baza, jezikovni model pa jih samo pojasni. Za slovenščino sistem zgradimo enako in ga pred zagonom preizkusimo na resničnih vprašanjih v slovenščini. Podoben sistem smo zgradili za trgovca z računalniško opremo in ga opisali na strani Reference. Kako umetno inteligenco povezujemo s poslovnimi sistemi, piše na strani integracija umetne inteligence s sistemi CRM in ERP.
GDPR in podatki o gostih
Ime, kontaktni podatki, datumi bivanja in podatki iz dokumentov so osebni podatki, zato zanje velja Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR). Pri rešitvah za turizem zato pazimo na to:
- klepetalni robot ne zahteva podatkov iz osebne izkaznice ali potnega lista, prijava gostov pa ostane v vašem dosedanjem postopku;
- aplikacije, ki jih vzdržujemo, gostimo na strežnikih v Evropski uniji;
- vnaprej se dogovorimo, kateri podatki gredo jezikovnemu modelu in kateri ostanejo samo v vašem sistemu;
- dostop imajo samo zaposleni, ki podatke potrebujejo za delo;
- pogovori se hranijo toliko časa, kot piše v vaši izjavi o zasebnosti.
Če podatke vaših gostov obdeluje zunanje podjetje, z njim potrebujete pogodbo o obdelavi podatkov. Več o varnosti in nadzoru nad sistemi umetne inteligence preberite na strani AI varnost in upravljanje.
Kako gradimo, korak za korakom
- Zberemo resnična vprašanja gostov iz e-pošte, sporočil in povpraševanj iz prejšnje sezone.
- Z vami pripravimo vsebino: hišni red, navodila za prihod ter informacije o parkirišču, hišnih ljubljenčkih in storitvah.
- Dogovorimo se, kdaj klepetalni robot preda pogovor osebju in kdo ga prevzame.
- Zgradimo klepetalnega robota, interna orodja in poročila ter jih povežemo z vašimi sistemi, kjer ti to dopuščajo.
- Pred zagonom preizkusimo odgovore na resničnih vprašanjih, v jezikih vaših gostov.
- Zaženemo, spremljamo pogovore, dopolnjujemo vsebino in vzdržujemo rešitev.
Prva delujoča različica je končana v 4–8 tednih. Projekt je laže začeti zunaj sezone, ko ima osebje čas za preizkušanje in popravke.
Od česa je odvisna cena
Cena je odvisna od obsega, najbolj pa od tega:
- na katerih kanalih deluje klepetalni robot: spletna stran, e-pošta ali oboje;
- v koliko jezikih preizkušamo odgovore;
- povezava z rezervacijskim sistemom in ali ima ta API;
- obseg internih orodij za hišno službo in vzdrževanje;
- viri podatkov za poročila;
- količina pogovorov, gostovanje in vzdrževanje.
Kako nastane cena projekta z umetno inteligenco, pojasnjujemo na strani cena uvedbe AI.
Kaj morate pripraviti
- vprašanja, ki jih gostje pogosto zastavljajo, ali dostop do preteklih povpraševanj;
- hišni red, navodila za prihod in prijavo ter informacije o parkirišču in hišnih ljubljenčkih;
- ime rezervacijskega sistema in računovodskega programa, ki ju uporabljate;
- osebo, ki prevzame pogovore in povpraševanja, ki jih preda klepetalni robot;
- vašo izjavo o zasebnosti.