Automatizacija poslovnih procesa znači da korak koji se svaki dan ponavlja umjesto čovjeka obavlja softver, a ljudi rješavaju iznimke. Divine Solutions gradi takve sustave nad programima koje tvrtka već ima: ERP-om, CRM-om, e-poštom i zajedničkim mapama. Ne mijenjamo način na koji radite preko noći, nego uzimamo jedan proces, izmjerimo koliko ga danas stoji i automatiziramo ono što se isplati.
Koje poslove automatiziramo
- Ulazna e-pošta i dokumenti: razvrstavanje poruka na upite, narudžbe, reklamacije i račune, izvlačenje podataka iz privitaka i prosljeđivanje pravoj osobi.
- Obrada narudžbi: sustav iz e-poruke ili PDF-a izvuče kupca, artikle i količine, provjeri ih u ERP-u, a djelatnik potvrdi nacrt narudžbe.
- Ulazni računi: strukturirani eRačuni idu kroz pravila, a PDF-ovi i skenovi najprije se pročitaju pa prolaze iste provjere.
- Izvještaji iz ERP-a: pregledi prodaje, zaliha i otvorenih stavki slažu se po rasporedu i stižu e-poštom, bez ručnog izvoza u Excel.
- Ponude: iz upita kupca, cjenika i povijesti suradnje nastaje nacrt ponude koji prodavač pregleda i pošalje. Kod chatbota i glasovnog agenta ponuda može otići i sama, e-poštom, s poveznicom za kupnju.
- Zahtjevi kupaca: označavanje po temi i hitnosti, dodjela odjelu i nacrt odgovora.
Pravila, AI ili čovjek
Automatizacija ne znači nužno umjetnu inteligenciju. Kad su podaci uredni i odluka se može zapisati kao „ako… onda…”, dovoljno je pravilo: jeftinije je, brže i uvijek daje isti rezultat. AI ima smisla kad ulaz nije uredan, primjerice kad je narudžba napisana rečenicom u e-poruci, a račun stiže kao skenirani PDF. Tada jezični model izvuče podatke, pravila provjere ono što je izvukao, a čovjek odlučuje kad ni jedno ni drugo nije dovoljno sigurno. Zašto je tako i gdje AI griješi, opisali smo u vodiču automatizacija poslovnih procesa uz AI.
Povezivanje s programima koje već imate
Automatizacija ne zamjenjuje vaš ERP ni CRM, nego se na njih spaja. Ako sustav ima programsko sučelje, podaci se čitaju i upisuju preko njega; ako ga nema, koristi se izvoz ili kopija baze samo za čitanje. Sustav najprije samo čita i predlaže, zatim upisuje nacrte koje netko potvrđuje, a tek na kraju sam obavlja manje važne radnje koje su se u probnom radu pokazale pouzdanima. Kako to izgleda za najčešće sustave, opisujemo na stranicama integracija s CRM i ERP sustavima i Luceed integracija.
Primjer: izvještaji za Instar informatiku
Instar informatika poslovanje vodi u ERP-u Luceed. Naša platforma Business Booster svake noći preuzima kopiju podataka samo za čitanje, a iz nje svaki tjedan automatski nastaju izvještaji o prodaji i zalihama po robnim markama, u obliku koji traži proizvođač, i odlaze e-poštom. Te izvještaje ne piše AI, nego ih program slaže izravno iz podataka. AI se koristi za poslovna pitanja na hrvatskom nad istim podacima. Što je u projektu što, opisali smo u referencama.
Kako teče projekt
- Besplatan prvi razgovor: koji posao ponavljate, tko ga radi i gdje zapinje.
- Polazno stanje: koliko posla ima, koliko traje i gdje nastaju pogreške, da bi se učinak mogao izmjeriti.
- Opseg: pisani popis koraka, sustava i odobrenja, s procjenom troška i planom po fazama.
- Probni rad: sustav radi na stvarnim podacima, a ljudi provjeravaju svaki rezultat.
- Uvođenje: postupno prepuštanje koraka koji su se pokazali pouzdanima, uz zapis svake radnje.
- Održavanje: nadzor rada, dorada pravila i provjera nakon svake promjene u povezanim sustavima.
O čemu ovisi cijena
Automatizacija jednog procesa koju izvodi AI agent okvirno počinje od 5.000 € i najčešće je između 5.000 i 25.000 €, uz mjesečno od 250 € za poslužitelje, nadzor i održavanje. Povezivanje s ERP-om i CRM-om okvirno počinje od 6.000 €, a tipično trajanje je 4–12 tjedana. Procjenu najviše pomiču:
- broj koraka i iznimaka u procesu;
- broj sustava koje treba povezati i imaju li programsko sučelje;
- smjer veze: samo čitanje ili i upis u ERP;
- kvaliteta dokumenata i podataka;
- tko i kako odobrava ono u što sustav nije siguran.
Iznosi su okvirni, za uobičajen opseg. Točan iznos dobivate u pisanoj ponudi nakon prvog razgovora, a sve usluge su na stranici cijene.