Softver po mjeri: što je, kako nastaje i koliko košta

Vodič objašnjava što softver po mjeri jest, kada se isplati, kako nastaje, što čini cijenu, zašto se ponude za isti opis razlikuju i kako izračunati isplativost prije nego što zatražite ponudu. Sve cijene su okvirne, za uobičajen opseg.

Što je softver po mjeri?

Softver po mjeri, koji se traži i pod nazivima softver po narudžbi ili aplikacija po mjeri, program je koji se razvija za jednu tvrtku, umjesto da tvrtka svoj rad prilagođava gotovom proizvodu. U praksi su to tri vrste posla:

Poslovni softver po mjeri najčešće ne zamjenjuje sve što tvrtka ima. ERP, knjigovodstvo i plaće obično ostaju gotovi proizvodi, a razvija se ono što tvrtku razlikuje ili ono što povezuje postojeće sustave. Kako to radimo, opisujemo na stranici izrada softvera po mjeri.

Kada se softver po mjeri isplati, a kada ne?

Gotov program dobro pokriva posao koji u većini tvrtki izgleda isto. Razvoj po mjeri ima smisla kad vrijedi nešto od ovoga:

• zaposlenici svakodnevno prepisuju podatke iz programa u program ili ih spajaju u Excelu;
• proces vam donosi prednost pred konkurencijom i ne želite ga svesti na tuđi predložak;
• za jedan posao plaćate nekoliko alata koji se međusobno ne povezuju;
• gotov proizvod traži toliko prilagodbi da je to već razvoj, samo u tuđem okviru.

Nije dobar izbor ako gotov proizvod pokriva posao uz manje prilagodbe, ako se proces još stalno mijenja ili ako nitko u tvrtki nema vremena sudjelovati u razvoju. Softver nastaje iz razgovora s ljudima koji posao rade, pa bez njih ne može biti dobar, koliko god izvođač bio iskusan.

Računica prije ponude

Isplativost se može grubo izračunati prije bilo kakve ponude, i to bez ičijih brojki osim vaših. Primjer računa, ne obećanje: ako tri osobe svaki dan provedu sat vremena na prepisivanju, to je 3 sata dnevno, odnosno oko 660 sati godišnje uz 220 radnih dana. Pomnožite to sa stvarnim satnim troškom svog zaposlenika i dobivate godišnji trošak posla koji softver može preuzeti. Taj iznos usporedite s ponudom i mjesečnim održavanjem, računajući na nekoliko godina rada. Softver rijetko ukloni cijeli posao, jer iznimke ostaju ljudima, pa u izračun uzmite samo dio sati koji se doista može automatizirati.

Kako nastaje softver po mjeri?

1. Prvi razgovor. Opišete proces, ljude i mjesta na kojima zapinje, a zajedno se procjenjuje je li razvoj uopće potreban.
2. Otkrivanje. Prolazi se kroz stvarne obrasce, tablice i izvještaje te bilježe uloge, pravila i iznimke, jer upravo iznimke odlučuju hoće li softver olakšati posao.
3. Opseg, procjena i plan po fazama. Dobivate pisani opis onoga što ulazi u prvu verziju i onoga što dolazi kasnije, s procjenom za svaku fazu.
4. Prva radna verzija. To nije prezentacija, nego aplikacija u kojoj vaši ljudi rade sa stvarnim podacima. Kod nas dolazi za 4–8 tjedana.
5. Sljedeće faze. Dodaje se ono što je u planu i mijenja ono što se u radu pokazalo drukčijim nego na papiru.
6. Održavanje. Nakon puštanja u rad program treba ažuriranja, sigurnosne zakrpe, nadzor i ispravke.

Faze postoje iz praktičnog razloga: vi vidite rezultat prije nego što platite cijeli posao, a izvođač dobiva stvarnu povratnu informaciju dok je promjena još jeftina.

O čemu ovisi cijena softvera po mjeri?

Softver se ne naplaćuje po zaslonu, nego po poslu koji stoji iza njega. Dva programa koja izgledaju slično mogu se razlikovati višestruko, jer se razlika krije u pravilima. Ovo najviše pomiče procjenu:

Uloge i poslovna pravila

Program s jednom vrstom korisnika i jednim tokom posla bitno je manji od programa u kojem prodaja, skladište, servis i uprava vide različite podatke i prolaze različita odobrenja. Svaka iznimka koju opišete na prvom sastanku jeftinija je od iste iznimke otkrivene u produkciji.

Veze s drugim sustavima

Veza s ERP-om ili CRM-om često je veći dio posla od samih zaslona. Važno je ima li sustav programsko sučelje, treba li samo čitati ili i upisivati i tko je mjerodavan za koji podatak. Samo integracija postojećih sustava, bez nove aplikacije, kod nas okvirno iznosi od 6.000 € (najčešće 6.000–30.000 €). Više o tome piše u vodiču integracija CRM i ERP sustava.

Prijenos podataka

Stare tablice i baze rijetko su uredne. Duplikati kupaca, različito upisane šifre i prazna polja moraju se očistiti prije prijenosa, a to je posao koji se u ponudama često podcijeni.

Sigurnost, prava i zakonske obveze

Prijava, prava pristupa, zapis izmjena, sigurnosne kopije i obveze iz GDPR-a rastu s osjetljivošću podataka. Program koji radi s podacima kupaca i radnika ne može se graditi kao demonstracija.

Mobilna aplikacija i AI funkcije

Ako teren treba raditi s mobitela i bez interneta, ili softver treba čitati dokumente i odgovarati na pitanja, opseg raste. Koliko, objašnjavaju vodiči o cijeni mobilne aplikacije i umjetnoj inteligenciji u poslovanju.

Zašto se ponude za isti posao toliko razlikuju?

Na hrvatskom tržištu početne cijene softvera po mjeri kreću se od nekoliko tisuća eura naviše, pa je razumno pitati zašto. Razlika najčešće nije u pohlepi, nego u tome što se pod istom riječju nudi drukčiji posao:

• Prototip ili produkcija. Prva verzija koja pokazuje ideju nije isto što i sustav na kojem tvrtka svaki dan radi, s pravima pristupa, kopijama, nadzorom i održavanjem.
• Jedan proces ili cijeli tok. Niska početna cijena obično vrijedi za mali, jasno omeđen opseg, a viša za sustav s više uloga i veza.
• Što je uključeno. Prijenos podataka, testiranje na stvarnim podacima, obuka i dokumentacija ponekad su u cijeni, a ponekad stižu kao dodatni rad.
• Što dolazi nakon. Dvije ponude s istim iznosom izrade mogu se jako razlikovati u mjesečnom trošku i uvjetima izmjena.

Zato usporedite opseg, a ne samo iznos. Tražite pisani popis onoga što ulazi u cijenu i onoga što ne ulazi, i pitajte što se događa kad se opseg promijeni. Dvanaest pitanja za takav razgovor nalazi se u vodiču kako odabrati agenciju.

Koji su troškovi nakon izrade?

Softver nije jednokratan trošak. Nakon puštanja u rad plaćaju se poslužitelji, sigurnosne kopije, nadzor, ažuriranja i podrška, a s vremenom i nadogradnje jer se posao mijenja. Kod nas je to okvirno od 300 €/mj. Pri usporedbi s gotovim programom računajte njegovu pretplatu kroz više godina i po korisniku, a ne samo prvu godinu, te troškove izlaska ako jednog dana poželite promijeniti dobavljača.

Što pripremiti za upit?

Ponuda je točna onoliko koliko je točan opis posla. Prije prvog razgovora dobro je imati:

• kratak opis procesa i tko ga danas radi;
• primjere stvarnih tablica, obrazaca i izvještaja;
• popis programa koje koristite i tko ih održava;
• tri stvari koje vas danas najviše koče;
• okvirni rok i osobu koja će u tvrtki sudjelovati u razvoju.

Procjenu neće ubrzati detaljna specifikacija od pedeset stranica, nego iskren opis iznimaka.

Naše cijene

Iznosi su okvirni, za uobičajen opseg. Točan iznos dobivate u pisanoj ponudi nakon prvog razgovora, koji je besplatan. Sve usluge su na stranici cijene, a ako tražite određenu vrstu sustava, pogledajte izradu CRM sustava po mjeri ili automatizaciju poslovnih procesa.